Op een moment dat Ed heeft aangekondigd te vertrekken bij NWZ en een nieuwe uitdaging aangaat spreek ik hem via Teams. Ik vraag hem naar de wijze waarop self service in het NWZ zijn intrede heeft gedaan en wat zijn bevindingen zijn en uiteraard naar zijn beeld voor de toekomst. Op mijn vraag wat de grootste verandering is geweest antwoord Ed:

”Voor de komst van de incheck kiosken was er veel personeel druk met allerlei administratieve handelingen. Er was weinig zicht op de instroom van onze patiënten en ook aan de kant van de dokter was de enige inkijk in de nog te verwachten patiënten, een kijkje om de hoek in de wachtruimte. De grootste verandering vind ik dat we nu nauwkeuriger de patiënt informatie beschikbaar hebben. Mensen die zich aanmelden krijgen meteen de gelegenheid om gegevens aan te passen, die anders een medewerker zou moeten verwerken. Gegevens als huisadres, apotheek, telefoonnummer, huisarts kunnen nu door de patiënt zelf worden gecontroleerd en eventueel aangepast. Voor een baliemedewerker betekende dat al gauw 5 minuten per patiënt. Reken dat eens uit over het aantal patiënten wat we per dag hier ontvangen!”

In algemene zin heeft de invoering van de kiosken (aanmeldzuilen) ervoor gezorgd dat een ziekenhuis de keuze kon maken tussen een andere inzet van de personele bezetting, of met dezelfde bezetting een grotere kwaliteit van zorg kunnen leveren. Meer aandacht voor de mensen die de aandacht nodig hebben eigenlijk. Ed geeft aan dat die keuze er één is die in gezamenlijkheid met alle afdelingen gemaakt moet worden.

“Ook op logistiek gebied zijn we na de invoering van self service beter in staat om aan te geven hoe druk het is.” Daar ziet Ed ook meteen nog een kans. Ed geeft aan; “De invoering van wachtrijmanagement zal een nog beter inzicht geven voor de medewerkers en de patiënt in het verloop van de dag. De module die daarvoor beschikbaar is zal de informatievoorziening nog meer verbeteren.”

HQ-Healthcare levert ook hiervoor een product, straks als enige leverancier ook volledig geïntegreerd met het EPD. De aanmeldzuilen zijn inmiddels een niet meer weg te denken schakel in de patient journey.

“Thuis inchecken, met je QR-code aangeven dat je aanwezig bent en de complete integratie met HiX maken dat de kiosken niet meer weg te denken zijn in het primaire proces”, geeft Ed aan.

Voor een ICT-afdeling belangrijk om daar goed op in te spelen en de rest van de organisatie erbij te betrekken. De kiosken zijn verweven in een complexe technische omgeving van HiX, (EPD van Chipsoft, red.) infrastructuur- binnen en buiten het ziekenhuis- en uiteraard de hardware zelf. HQ-Healthcare verzorgt op regelmatige basis cleaning en preventieve controles van de kiosken om de verstoringen te beperken.

“Het goed op de hoogte houden van alle betrokken partijen zowel op het gebied van techniek als de zorg en support verlenende afdelingen is een voorwaarde voor een goedlopend, patiëntgericht self serviceproces”, aldus De Myttenaere

Tot slot vraag ik Ed naar een kijkje in de toekomst. Meteen zie ik de doorgewinterde CIO glinsteren:

“Misschien kunnen we in de toekomst allerlei data verder integreren zodat we bijvoorbeeld een passend advies kunnen geven aan patiënten over hun vertrektijd thuis, wanneer hun afspraak uitloopt. Maar dan ook meteen met informatie over welke parkeergarage dan nog plek heeft. Of wanneer we uitlopen meteen patiënten informeren en een kopje koffie aanbieden in het restaurant. Of een personalized informatie zuil waar patiënten door in te loggen precies die informatiefolder kunnen krijgen die voor hen van toepassing is. De patiënt nog verder meenemen in zijn reis door het ziekenhuis in een volledig geïntegreerd proces en gastvrij product”, dat ziet Ed als de nabije toekomst.

Mijn interview met de vriendelijke en gedreven CIO sluiten we af. Ed geeft aan met plezier in de zorg ict te werken en stapt met frisse moed over naar zijn nieuwe uitdaging in het volgende ziekenhuis. Zijn opvolger zal hij niet meer persoonlijk kunnen inwerken in het NWZ, maar zoals Ed zelf aangeeft, een goed georganiseerde en gedetailleerd gedocumenteerde afdeling ICT kan daar mee omgaan. Dat is ook zijn advies; structuur en organisatie zijn de pijlers voor een goede informatiseringsafdeling.