Het is een jaar geleden dat het Gelre ziekenhuis live is gegaan met de aanmeldzuilen. ‘Onze’ Niels interviewde Niels van Gelre, Functioneel Applicatiebeheerder, over de veranderingen en de impact ervan op het ziekenhuis.

Niels werkt nu drie jaar in het Gelre Ziekenhuis en richt zich met name op eHealth. Hij wilde bewust tijdens de COVID-periode in de zorg gaan werken, niet met een commerciële rol, maar om een verschil te maken in de zorg.

Toen hij drie jaar geleden begon met werken, was er nog de oude situatie met betrekking tot aanmelden. Sindsdien zijn er veel veranderingen geweest op dit gebied. Het Gelre ziekenhuis heeft gekozen voor de software van Chipsoft i.c.m. de hardware, service en beheer van HQ-Healthcare. In Zutphen werkten ze al met aanmeldzuilen, maar in Apeldoorn was dat nog niet het geval. Dit zorgde voor de nodige uitdagingen.

Patiënten wisten bij binnenkomst niet direct wat ze moesten doen, maar gelukkig konden ze tijdens deze periode rekenen op extra hulp van vrijwilligers en studenten voor begeleiding. Op die manier kon het ziekenhuis hen echt helpen. Daarnaast hebben ze ook veel gecommuniceerd naar de patiënten over het nieuwe portaal en de aanmeldzuilen.

Flexibel regiobeleid

Het Gelre ziekenhuis heeft gemerkt dat er een verschil was tussen ziekenhuizen die al met aanmeldzuilen werkten en die dat nog niet deden. In Apeldoorn moest iedereen wennen aan de nieuwe manier van aanmelden, terwijl in Zutphen iedereen er al aan gewend was. Dit toont aan dat beleid binnen dezelfde regio flexibel moet zijn, afhankelijk van de situatie. Niels: ‘’Gelukkig zijn we er qua functionaliteit op vooruitgegaan, zo kunnen patiënten nu direct verschillende gegevens controleren en overnemen, wat nodig was omdat veel patiëntgegevens niet up-to-date waren. Hierdoor is er een kwaliteitsslag ontstaan in het dossier van de patiënt.’’

Online check goede toevoeging

Het kan voorkomen dat het iets langer duurt voor patiënten om zich aan te melden bij de fysieke zuil als daar de patiëntgegevens gecontroleerd moeten worden. Het online inchecken is daar een goede toevoeging voor gebleken.

Niels: “Hierdoor kunnen de meeste patiënten thuis alvast hun gegevens controleren en direct doorlopen naar de polikliniek. Door zowel online inchecken, traditioneel inchecken bij een balie als aanmelden bij de zuil mogelijk te maken, is er een soepele doorstroming ontstaan, omdat er voor iedereen een passende manier van aanmelden is”.

Daarnaast vertelt Niels dat het percentage no-shows verminderd is door het online inchecken. Patiënten zijn zich meer bewust van hun afspraak dankzij de herinneringen.

Minder issues qua beheer

Voor Niels, als functioneel beheerder, heeft de inzet van dit systeem voor minder beheerissues gezorgd. Alles staat één-op-één in het systeem, dus als er iets verkeerd staat op de zuil, staat het ook verkeerd in het dossier. Dit zorgt ervoor dat de patiëntgegevens constant worden bijgewerkt. En er zijn geen koppelingen nodig om dit te realiseren.

Niels: “Daarnaast, door de korte lijnen met HQ-Healthcare, worden wij ook ontzorgd op hardware gebied”.

In de toekomst hoopt Niels dat de processen nog meer gestructureerd kunnen worden. Hij wil graag dat bepaalde onderdelen meer gestuurd kunnen worden richting de patiënt. Ook praktische verbeteringen, zoals een grotere QR-code, staan op zijn verlanglijstje.

De volgende stap

Binnen het ziekenhuis willen ze ook aan de slag met geïntegreerd wachtrijmanagement, naar het voorbeeld van Zwolle. Dit zou goed passen bij het Gelre ziekenhuis, waardoor ze nog efficiënter kunnen werken en de wachttijden kunnen verkorten.

Al met al is het een interessant jaar geweest voor het Gelre ziekenhuis, waarin veel veranderingen zijn doorgevoerd op het gebied van aanmelden. Met de aanmeldzuilen, online inchecken en traditioneel aanmelden wat nog steeds intact is.